Wie werden Informationspflichten umgesetzt?

Die verantwortliche Stelle muss die Informationen den betroffenen Personen in leicht zugänglicher Form zur Verfügung stellen. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Vollständige Information auf dem Erhebungsformular

Das Unternehmen kann die Informationen direkt und vollständig auf dem Erhebungsformular bereitstellen

2. Aufteilen der Informationen in Grundinformationen und weitergehende Informationen

Die Informationen müssen in der Regel nicht vollständig im Erhebungsformular aufgeführt werden, sondern können auch wie folgt aufgeteilt werden:

• in Grundinformationen, die das Unternehmen direkt auf dem Erhebungsformular bereitstellt (z.B. Verantwortlicher, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Empfänger der Daten, Speicherfristen) und
• in weitergehende Informationen, die das Unternehmen in ihren Datenschutzhinweisen im Internetauftritt zur Verfügung stellt (z.B. Kontaktdaten der bzw. des Datenschutzbeauftragten, Betroffenenrechte, Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde)Werden die weitergehenden Informationen durch einen Verweis auf Datenschutzhinweise im Internetauftritt bereitgestellt, hat das Unternehmen den betroffenen Personen mitzuteilen, wo genau im Internet die Informationen zum Datenschutz eingesehen werden können. Sie hat den betroffenen Personen also entweder einen Direktlink auf die Datenschutzhinweise im Internetauftritt oder einen einfach zu befolgenden Navigationshinweis zur Verfügung zu stellen. Für den Verweis kann z.B. folgender Satz gewählt werden:„Ergänzende Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter https://www.muster.de/datenschutzerklaerung.“Im Falle eines „Medienbruchs“, wenn also Datenerhebung und Informationen nach Art. 13 DSGVO mittels unterschiedlicher Medien erfolgen sollen, hat die verantwortliche Unternehmen betroffenen Personen in der Regel alternative Möglichkeiten für den Bezug der Informationen aufzuzeigen, um die Informationen leicht zugänglich zu machen. Will ein Unternehmen Daten z.B. auf dem Papierweg erheben, werden die Informationen aber auf einem anderen Medium (Homepage) bereitgestellt, kann nicht davon ausgegangen werden, dass jede betroffene Person die Informationen über einen Internetzugang abrufen kann. Daher muss das Unternehmen in solchen Fällen zusätzlich zur Online-Bereitstellung noch eine alternative Bezugsmöglichkeit der Informationen vorsehen (z.B. die Möglichkeit, einen entsprechenden Abdruck der Informationen bei einem benannten Ansprechpartner anzufordern).Formulierungsbeispiel für den Fall eines oben geschilderten Medienbruchs (Datenerhebung mittels eines Papierformulars und Bereitstellung der Datenschutzhinweise auf der Homepage):„Ergänzende Hinweise zum Datenschutz finden Sie unter https://www.muster.de/datenschutzerklaerung oder können Sie bei Person x unter den oben angegebenen Kontaktdaten des Unternehmens anfordern.“